L'inventory management per ottimizzare i costi

Riduci i costi del tuo ristorante con l’inventory management

COS’È L’INVENTORY MANAGEMENT?

L’inventory management è un insieme di tecniche e accortezze che un ristorante può mettere in atto per ottimizzare i costi di inventario, ridurre gli sprechi ed essere più consapevole delle materie prime rimaste in giacenza.

Nell’articolo di oggi desideriamo condividere alcune di queste tecniche e pratiche, al fine di offrire consigli utili che possono essere adottati fin da subito.

I BENEFICI DELLA GESTIONE DELL’INVENTARIO

Perché l’inventario va gestito seguendo una tecnica precisa? I vantaggi sono numerosi, ci limitiamo ad identificare i principali:

  1. Riduzione degli sprechi e dei costi: Un report commissionato dall’azienda Foodprint ha evidenziato come in media il 10% delle materie prime acquistate da un ristorante venga sprecato. Questi sprechi, oltre a rappresentare un danno in termini di sostenibilità, rappresentano anche un maggiore costo sostenuto dall’attività, costo che però non genera profitti. Una gestione meticolosa dell’inventario è il primo passo per lo svolgimento virtuoso di tutte le attività di un ristorante;
  2. Semplificazione del servizio: Una dispensa ordinata è imprescindibile per il corretto svolgimento del servizio. Meno confusione in cucina significa che gli ordini possono essere preparati nei tempi giusti, garantendo al cliente finale un servizio impeccabile, mentre allo staff in cucina comporta meno stress nel districarsi tra ingredienti che non si trovano, tempi stretti e l’accumularsi delle comande.

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COME GESTIRE AL MEGLIO L’INVENTARIO?

Avendo compreso l’importanza strategica di gestire la dispensa secondo un metodo, riportiamo gli step necessari da seguire per gettare le basi di una gestione virtuosa:

1. Organizzare la dispensa
Dotare gli scaffali, così come i prodotti conservati in frigo o congelatore, di etichette chiare e informative, organizzare i prodotti per categoria, la frequenza di utilizzo e servendosi di un metodo (ossia quelli con scadenza più vicina dovrebbero essere posizionati davanti a quelli con scadenze più avanti nel tempo). L’insieme di categorizzazione e organizzazione permette di creare un punto di partenza chiaro su cui basare lo svolgersi di tutte le attività del ristorante.

2. Affidarsi a sistemi di gestione inventario
Un sistema digitale per la gestione della dispensa è un ottimo strumento capace di aiutare nella gestione precisa e puntuale delle giacenze. Si tratta di software capaci di tenere traccia della variazione nella quantità di materie prime in stock, offrendo quindi sempre una fotografia puntuale delle risorse presenti, semplificando il lavoro di tutti i responsabili coinvolti.

3.Nominare almeno due addetti all’inventario
Dotarsi di un sistema digitale di gestione dell’inventario, da solo, può non bastare. Si tratta pur sempre di uno strumento che deve essere utilizzato con la giusta attenzione. Si consiglia sempre di nominare due addetti all’inventario: uno in cucina che può aggiornare in diretta la variazione delle giacenze di materie prime e uno che si possa occupare principalmente della logistica, incaricato di far partire e tenere traccia gli ordini quando le scorte si abbassano. In questo modo i tempi saranno ottimizzati e lo strumento potrà lavorare al massimo delle sue capacità.

4.Tracciare ed eseguire una reportistica di ogni movimento.
Per garantire una movimentazione chiara e efficiente di una dispensa, è importante tenere traccia e riportare tutti i movimenti che avvengono al suo interno: quando vengono prelevate delle materie prime, quali materie prime vengono utilizzate, quando vengono mandati gli ordini, i tempi d’attesa previsti, etc. etc.
L’utilizzo di un sistema di gestione digitale facilita enormemente questo compito, poiché si tratta di funzionalità già all’interno del software, ma è anche possibile effettuare manualmente questo tracciamento affidandosi a strumenti alla portata di tutti come un foglio di calcolo (Approfondiremo questo aspetto in seguito).

Come vale per molti settori, l’acquisizione e la corretta gestione dei dati sono ormai un vantaggio competitivo che non deve può e non deve essere trascurato.

In particolare, rispetto a molti altri settori, quello della ristorazione, in Italia, non è ancora completamente digitalizzato, il che rappresenta un’opportunità per quei ristoratori che vogliono rivoluzionarsi e distinguersi.

Essere in grado di abbracciare la digitalizzazione in maniera virtuosa, infatti, permette di ottenere una gestione delle attività del ristorante più chiara, rapida, efficiente e trasparente.

Scarica subito la guida sulle tecniche di gestione della ristorazione

COME ORGANIZZARE UN FOGLIO EXCEL PER LA GESTIONE DELL’INVENTARIO

Come precedentemente affermato, non tutte le imprese di ristorazione hanno le disponibilità economiche o la volontà di affidarsi ad un software gestionale per l’organizzazione della propria dispensa.

In casi come questi, è possibile fare affidamento ad un foglio di calcolo realizzato appositamente per rimanere sempre aggiornati sulle giacenze di ogni singolo ingrediente.

Per realizzare questo foglio di calcolo si può fare uso di:

Microsoft Excel: Il programma di fogli di calcolo per eccellenza, si possono gestire migliaia di righe e colonne per avere traccia dei propri ingredienti;
Google Sheets: Più facile da usare e più intuitivo di excel, Google sheets fa parte della suite Google ed è accessibile gratuitamente per chiunque abbia un account gmail.

I parametri più importanti che andrebbero tracciati per gestire al meglio il flusso di materie prime nella dispensa sono:

●Unità di misura dell’ingrediente
●Costo dell’ingrediente per unità
●Quantità utilizzata
●Costo totale
●Quantità iniziale
●Quantità finale
●Tasso di consumo giornaliero

Con questi semplici parametri giornalieri da tracciare, si è al corrente sempre su quali ingredienti occorre ordinare oppure quali sono da troppo tempo in dispensa.

Tracciando questi parametri, si è in grado di avere sempre contezza sull’andamento del numero di scorte e la necessità di fare ordini o meno.

L’utilizzo di un foglio di calcolo, implica comunque un lavoro manuale attento e preciso che deve essere preso in considerazione, quando si decide di preferire questa metodica anziché affidarsi ad un software gestionale.

QUALE SOFTWARE UTILIZZARE PER UN INVENTORY MANAGEMENT EFFICACE?

Se si decide di affidarsi ad un software gestionale, bisogna sapere che l’offerta è molto ampia.

MarketMan: Considerato il miglior software per la gestione dell’inventario, grazie ai diversi servizi che integra: strumenti necessari per gestire gli stock, i fornitori, gli ordini e i prezzi dei menu. Inoltre fornisce informazioni accurate sui costi relativi al cibo e permette di far conoscere, in tempo reale, l’andamento dei ricavi.

xtraChef: Come la soluzione precedente, anche xtraChef offre un’ampia gamma di servizi per la gestione a 360° della dispensa. A rendere famosa questa soluzione è l’efficace integrazione con i metodi di pagamento POS.

Upserve: Questo software di gestione del ristorante, se utilizzato in combinazione con gli altri software dell’azienda come Upserve HQ e Upserve Payments, permette di coprire un ampio ventaglio di attività tramite app in grado di comunicare tra loro.

Orca: Un software con un taglio netto per la gestione degli ordini della dispensa, facile da usare e da integrare con numerosi sistemi POS, che lo rendono una delle soluzioni più apprezzate.

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3 CONSIGLI FINALI PER UN’IMPLEMENTAZIONE DELL’INVENTORY MANAGEMENT E GESTIONE DELL’INVENTARIO EFFICACI

Ora che si ha un quadro più chiaro su che cosa sia l’inventory management e perché gioca un ruolo importante in un’attività di ristorazione, è possibile cominciare a recepire alcune delle nozioni qui illustrate.
Prima di concludere, condividiamo tre ulteriori consigli che rappresentano gli aspetti fondamentali per una strategia di gestione dell’inventario efficace:

1. Formazione dei dipendenti

Per avviare un processo di gestione della dispensa, è necessario prendersi il giusto tempo per formare il personale con tutte le nozioni necessarie per comprendere il nuovo sistema di monitoraggio e gestione dei prodotti.
Questo vale non solo per le figure manageriali dell’attività ristorativa, ma anche del personale di sala e dei cuochi, tutte figure che direttamente o indirettamente hanno a che fare con la dispensa ogni giorno.

2. Strumenti di inventory management e gestione della dispensa

Che sia un foglio excel compilato manualmente, oppure un software appositamente progettato per la gestione delle giacenze nei ristoranti, si ha bisogno di un supporto digitale in grado di essere di aiuto nella gestione dei dati giornalieri che riguardano l’inventario.

3. Controllo periodico di scorte e giacenze

Avere ben chiara la situazione all’interno della propria dispensa è essenziale per le attività di gestione e mantenimento dell’attività.
Questo non solo evita l’acquisto di troppa materia prima, ma anche gli sprechi, in quanto si è più consapevoli della quantità di ingredienti da acquistare in base anche ai piatti più venduti.

Gestire una dispensa è un compito impegnativo, soprattutto perché si inserisce all’interno delle attività giornaliere di un ristorante.

Tuttavia, con i giusti strumenti, il ricorso all’inventory management e la giusta attenzione, è possibile migliorare questo aspetto che è di fondamentale importanza per il successo dell’attività.

E, per ogni dubbio o richiesta di approfondimento, l’esperienza di Baldi è a disposizione, sempre.

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