Come controllare e gestire il food cost? 4 elementi fondamentali

28 ott 2019 Tags: Tecniche di gestione

In ambito ristorativo è importante avere ben chiaro quali possono essere i costi relativi tanto alla realizzazione delle pietanze che all’organizzazione dei servizi offerti al cliente. Entrambi questi aspetti vanno a concorrere alla definizione del prezzo di un piatto e nel suo food cost.

Quest’ultimo rappresenta per il ristoratore l’insieme dei costi di produzione, di gestione, di conservazione e di servizio necessari affinché il cibo giunga fino al consumatore.

Il food cost, fissato in percentuale, non è che un valore che stabilisce il rapporto tra il costo delle materie prime usate per la preparazione di un piatto ed il suo prezzo di vendita.

A concorrere al successo o al fallimento di un locale vi è quindi anche la capacità gestionale del proprietario e la sua abilità nel calcolare il food cost.

Conoscere e avere sotto controllo variabili come: il valore delle diverse ricette, l’applicazione dei giusti metodi di attribuzione del prezzo, il ciclo di vita dei prodotti alimentari e il conteggio del costo del cibo venduto può essere la chiave per la fortuna o meno di un locale.

Generalmente nelle attività produttive si parla di economie di scala quando i costi medi di produzione diminuiscono all'aumentare della dimensione dell'impresa.

Nel settore della ristorazione, invece, non è sempre così: la produzione aumenta proporzionalmente alla clientela, che inevitabilmente cresce in base all’adeguatezza ed alla qualità del servizio, i quali a loro volta sono direttamente collegati agli spazi disponibili, alle attrezzature, al personale e così via.

Per migliorare i margini nel settore ristorativo, quindi, bisogna implementare una politica di cost efficiency che riesca a combinare l’ottimizzazione della gestione del food cost con una strategia di marketing.

Il decalogo del food & beverage cost sarà quindi il seguente:

  1. Analizzare i costi delle materie prime, soprattutto della carne
  2. Controllare le merci in arrivo
  3. Verificare la conformità degli ordini d’acquisto in base anche al magazzino
  4. Redigere il menu tenendo conto dei costi e delle richieste della buyer persona
  5. Determinare i costi di ogni singola portata
  6. Fissare i prezzi di vendita
  7. Organizzare il lavoro in modo efficiente
  8. Effettuare controlli giornalieri a campione
  9. Garantire il rispetto e la conformità delle norme vigenti in materia di HACCP, salute, prevenzione e sicurezza
  10. Valutare i risultati e apportare eventuali azioni correttive

Da dove iniziare per controllare e gestire il food cost? Possiamo suddividere idealmente in 4 fasi quanto appena elencato:

  1. Acquisto delle materie prime
  2. Produzione delle pietanze
  3. Determinazione del prezzo di vendita
  4. Analisi dei dati

Vediamole nel dettaglio.

1. Acquisto: ottimizzazione dei costi delle materie prime

Il buon funzionamento di un’azienda ristorativa generalmente segue la norma: per vendere bene bisogna comprare bene.

Il cost cicle, infatti, ha inizio con l’ordine ai fornitori delle materie prime e termina con l’analisi dei report dell’attività.

Questa prima fase è di primaria importanza tanto più in questo settore dal momento che le merci utilizzate sono spesso deperibili e, quindi, devono essere acquistate con oculatezza.

La minore durata dei beni obbliga, inoltre, ad una organizzazione e gestione del magazzino scrupolose, disponendo e movimentando le derrate in modo adeguato e predisponendo procedure di controllo dei prodotti stoccati.

L’addetto agli acquisti deve conoscere il mercato, le possibilità di impiego e di rendimento delle varie merci nonché le quotazioni aggiornate dei prezzi all’ingrosso e al minuto.

Sulla base di esami comparativi delle diverse offerte e sulla qualità dei prodotti deve essere in grado di acquistare materie di prima scelta ad un prezzo contenuto.

Attraverso software specifici è possibile facilitare il lavoro giornaliero, disporre contemporaneamente di informazioni utili per migliorare la produttività del ristorante e fare scelte consapevoli.

In questa fase un gestionale è comodo allo scopo di calcolare sia le quantità che il momento giusto per acquistare una data materia prima.

È possibile, infatti, una volta stabilito il fabbisogno delle derrate, monitorare le scorte di magazzino e impostare una notifica ogni qualvolta un certo prodotto raggiunge la soglia minima di stoccaggio.

Ovviamente la quantità di merce da ordinare non è sempre la stessa nell’arco di un anno. Molti sono i fattori che possono influenzare le reali esigenze di un particolare tipo di prodotto, come il rinnovamento periodico del menu, i cambi di stagione o i flussi della propria clientela.

In ogni caso, occorre sempre cercare di non trovarsi con eccesso di merci in magazzino o al contrario con scorte non sufficienti. In entrambi i casi si comprometterebbe la buona gestione del food cost e di conseguenza quella aziendale.

Inoltre, una buona gestione (integrata magari con un software gestionale) consentirebbe di conoscere in tempo reale la giacenza di magazzino, verificare l’andamento dei consumi di ogni singolo prodotto nel periodo di tempo desiderato, consentire confronti tra tipologie di prodotti simili e valutare rapidamente le variazioni di prezzo di ogni prodotto.

I dati da tenere sotto controllo in questa fase sono:

  • Report dell’inventario
  • Verifica delle voci in fattura
  • Analisi dell’andamento dei prezzi
  • Registro degli ordini e degli acquisti suddiviso per ogni fornitore
  • Disponibilità delle materie prime in magazzino
  • Suggerimento sugli ordini da effettuare
  • Controllo delle differenze inventariali
  • Gestione del database e dei rapporti con i fornitori


COME CONTROLLARE E GESTIRE IL FOOD COST? 4 ELEMENTI FONDAMENTALI


2. Produzione: preparazione dei piatti e costo di ogni singola portata

A concorrere alla determinazione del costo di produzione ci sono:

  • Costi diretti
  • Costi indiretti

Rientrano nella prima categoria quelli che incidono direttamente sul costo finale del piatto e fanno principalmente capo alle materie prime e alla manodopera che vengono impiegate per una determinata ricetta.

Il costo del pasto può quindi variare sensibilmente in base alle fluttuazioni di questi fattori.

I costi indiretti, invece, sono voci relative al costo finale del piatto, non valutabili in modo preciso, oppure condizionate da fattori non controllabili (ad esempio il rapporto con la clientela).

Questi fattori influenzano l’ammontare economico del pasto sul medio periodo e devono essere tenuti in considerazione nel momento in cui si ha intenzione di programmare nuovi menu.

Questa tipologia di costi sono identificabili nella “valenza” del piatto, nella probabilità di rimanenze (ed eventuale loro riutilizzo per abbattere il food cost), nella quantità di personale extra e nel tempo necessario per la preparazione della pietanza.

Al fine di gestire il food cost è possibile organizzare la produzione in modo efficiente con alcune accortezze:

  • Usando schede-ricette precise
  • Progettando minuziosamente i menù
  • Distribuendo la produzione nei momenti di calma
  • Utilizzando il sottovuoto, meglio ancora se in abbinamento con l’abbattitore

Anche in questa seconda fase un software gestionale può semplificare la vita del ristoratore, sia per quanto riguarda la gestione dei costi sia per avere sotto controllo le scorte.

Può consentire infatti, di quantificare i piatti che possono essere realizzati e serviti con le materie prime presenti in magazzino in quel preciso momento.

In fase di produzione è buona norma che lo chef programmi per tempo il lavoro da svolgere in una cucina.

Deve predisporre la lista dei piatti e i loro standard di qualità, individuare gli strumenti necessari per garantire il servizio programmato e prevedere l’andamento nel tempo della richiesta del servizio.

Affinché vengano evitati sprechi, l’ottimizzazione nella preparazione delle ricette consente una miglior gestione e controllo del food cost.

Prevedere l’affluenza per ogni servizio non è certo una delle cose più semplici da fare. Tuttavia, preparare la linea in anticipo leggendo e interpretando correttamente i dati relativi alle presenze e alle ordinazioni dei piatti di un determinato periodo, può essere utile per ricavare indicazioni sulle possibili vendite future e avere un servizio veloce e efficiente.

Altra variabile da tenere sotto controllo per ottimizzare le risorse è l’organizzazione del lavoro del personale.

Avere un planning curato e dettagliato del lavoro, redatto su tre diversi livelli (mensile, settimanale e giornaliero) può rivelarsi un buon modo per coordinare in modo funzionale sia la brigata di cucina che il personale di sala.

In questo modo, in ogni momento, verrà garantita la potenzialità necessaria al funzionamento del locale.

In questa fase le voci del gestionale da tenere sott’occhio sono:

  • Controllo dell’uso degli ingredienti
  • Impostazione delle ricette
  • Report dei coperti serviti in un dato arco temporale
  • Calcolo dei costi per singolo piatto
  • Storico delle preparazioni
  • Controllo dei costi
  • Report delle differenze inventariali
  • Storico degli sprechi
  • Suggerimenti sulla linea di cucina in base alle previsioni di affluenza e consumi


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3. Vendita: determinare il giusto prezzo del piatto

Come per ogni attività anche il settore della ristorazione deve far in modo che i ricavi siano superiori ai costi.

Tuttavia, per quanto riguarda la somministrazione di cibi e bevande non è sempre intuitivo e semplice definire con esattezza i prezzi di vendita da applicare ai propri clienti.

I fattori che concorrono a determinare il prezzo di una determinata pietanza o di un intero menù sono molteplici, variabili nel tempo e non sempre di ordine economico.

È quindi non sempre facile individuare un valido sistema che consenta di stabilire il prezzo dei piatti, senza però incappare nel rischio di discostarsi dagli obiettivi che ci si era prefissati.

Ad ogni modo, una volta stabilita una certa quantità di vendite, dai prezzi applicati ai pasti è possibile risalire ai ricavi del ristorante.

Da tenere a mente però è che le vendite non sono fisse nel tempo né sono influenzate dai prezzi: potrebbe accadere, infatti, che all’aumentare del prezzo di un prodotto, corrisponda una diminuzione delle vendite, ma non è detto.

L’uso di un software gestionale in questa fase è utile ai fini del calcolo del prezzo esatto di ciascun piatto presente sul menù.

Una volta inseriti nel database i costi delle materie prime inventariate, infatti, si può ricavare il costo delle singole ricette.

L’applicativo può fornire in questo caso indicazioni utili circa:

  • Il calcolo in tempo reale delle statistiche di vendita
  • L’analisi dei costi operativi
  • La definizione dei prezzi di vendita
  • I report delle vendite per menu e piatto suddivisi per periodo di tempo
  • Il monitoraggio delle transazioni e dei pagamenti elettronici


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4. Analisi e valutazione dei report

Uno dei principali vantaggi che offrono i gestionali, oltre alla possibilità di avere sempre sotto controllo il food cost, è la quantità di dati che si hanno a disposizione per potere analizzare l’andamento della propria attività, e di conseguenza renderla più efficiente e redditizia.

I valori raccolti per effettuare le diverse statistiche possono essere raggruppati in categorie specifiche a seconda delle proprie esigenze, così che ogni report abbia le informazioni utili al ristoratore in quello specifico momento.

È possibile, inoltre, attingere ad analisi ed indagini su qualsiasi dato presente nel programma e ad ogni prospetto riepilogativo può essere associato un formato di stampa specifico.

Ogni statistica elaborata può essere salvata e pianificata in anticipo e, qualora si rendesse necessario, anche inviata tramite mail.

Ovviamente il controllo del food cost può essere fatto anche manualmente, sebbene un sistema gestionale possa essere la soluzione più adeguata per chi ha un’attività ben strutturata o intende gestire una catena.

Anche in questa fase vi sono degli indicatori chiave che mostrano l’incidenza delle diverse voci sul totale del food cost.

Alcune delle KPI, ossia gli indici di prestazione del settore ristorativo da monitorare, possibilmente raggruppate per periodo, potrebbero essere le seguenti:

  • Incidenza del costo lordo delle merci (sia food che beverage) sul totale lordo dei costi per le materie prime
  • Incidenza del costo netto delle merci (sia food che beverage) sul totale netto dei costi per le materie prime
  • Incidenza dei pasti e delle bevande extra (pasti e bevande consumati dal personale sommati a quelli offerti) sul totale lordo dei costi per le materie prime

In conclusione indipendentemente dalle dimensioni, dalla qualità e dalla tipologia del locale, per una gestione ottimale dell'attività, è fondamentale tenere sotto controllo:

  • Il food cost preventivo ossia il costo degli alimenti necessari alla realizzazione di un piatto o un menu
  • Il food cost consuntivo vale a dire il totale del costo dei generi alimentari in un periodo di gestione dell’azienda ristorativa

A tal proposito, a facilitare la determinazione e il controllo del food cost, sono presenti sul mercato software che consentono di semplificare l’analisi dei diversi passaggi che conducono al servizio della pietanza.

Ogni singola attività o dato riguardante il locale è consultabile all’interno del database: dalla scelta dei fornitori, alla gestione dell'intero ciclo degli acquisti, passando per lo stoccaggio delle merci, fino alla determinazione del costo di vendita.

Inoltre, grazie alle metriche, ai report e alle KPI elaborate è possibile monitorare l’andamento del locale in qualsiasi momento e avere il quadro completo della gestione del food cost.

 

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